static/www/policy/OrganisationAssurancePolicy.html

   1 <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
   2 <!DOCTYPE html PUBLIC "-//W3C//DTD XHTML 1.1//EN"
   3         "http://www.w3.org/TR/xhtml11/DTD/xhtml11.dtd">
   4 <html xmlns="http://www.w3.org/1999/xhtml">
   5 <head>
   6 <title> Organisation Assurance Policy </title>
   7 <style type="text/css">
   8 <!--
   9 .comment {
  10         color : steelblue;
  11 }
  12 -->
  13 </style>
  14
  15 </head>
  16 <body>
  17
  18 <div class="comment">
  19 <table width="100%">
  20
  21 <tr>
  22 <td>
  23   Name: OAP <a style="color: steelblue" href="//svn.cacert.org/CAcert/Policies/ControlledDocumentList.html">COD11</a><br />
  24
  25   Status: POLICY/DRAFT <a style="color: steelblue" href="//wiki.cacert.org/wiki/TopMinutes-20070917">m20070918.x </a><br />
  26
  27   &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;           <span class="draftadd">DRAFT p20080401.1   </span> <br />
  28   Editor: Jens Paul <br />
  29    Licence: <a style="color: steelblue" href="//wiki.cacert.org/Policy#Licence" title="this document is Copyright &copy; CAcert Inc., licensed openly under CC-by-sa with all disputes resolved under DRP.  More at wiki.cacert.org/Policy" > CC-by-sa+DRP </a><br /></td>
  30 <td valign="top" align="right">
  31   <a href="//www.cacert.org/policy/PolicyOnPolicy.html"><img src="/images/cacert-policy.png" alt="OAP Status - POLICY" height="31" width="88" style="border-style: none;" /></a><br />
  32   <a href="//www.cacert.org/policy/PolicyOnPolicy.html"><img src="/images/cacert-draft.png" alt="OAP Status - DRAFT" height="31" width="88" style="border-style: none;" /></a>
  33
  34 </td>
  35 </tr>
  36 </table>
  37 </div>
  38
  39
  40 <h1> Organisation&nbsp;Assurance&nbsp;Policy </h1>
  41
  42 <h2 id="s0">0.   Preliminaries </h2>
  43
  44 <p>
  45 This policy describes how Organisation Assurers ("OAs")
  46 conduct Assurances on Organisations.
  47 It fits within the overall web-of-trust
  48 or Assurance process of CAcert.
  49 </p>
  50
  51 <p>
  52 This policy is not a Controlled document, for purposes of
  53 Configuration Control Specification ("CCS").
  54 </p>
  55
  56 <h2 id="s1"> 1. Purpose </h2>
  57
  58 <p>
  59 Organisations with assured status can issue certificates
  60 directly with their own domains within.
  61 </p>
  62
  63 <p>
  64 The purpose and statement of the certificate remains
  65 the same as with ordinary users (natural persons)
  66 and as described in the CPS.
  67 </p>
  68
  69 <ul><li>
  70     The organisation named within is identified.
  71   </li><li>
  72     The organisation has been verified according
  73     to this policy.
  74   </li><li>
  75     The organisation is within the jurisdiction
  76     and can be taken to CAcert Arbitration.
  77 </li></ul>
  78
  79
  80 <h2 id="s2"> 2. Roles and Structure </h2>
  81
  82 <h3 id="s2.1"> 2.1 Assurance Officer </h3>
  83
  84 <p>
  85 The Assurance Officer ("AO")
  86 manages this policy and reports to the CAcert Inc. Committee ("Board").
  87 </p>
  88
  89 <p>
  90 The AO manages all OAs and is responsible for process,
  91 the CAcert Organisation Assurance Programme ("COAP") form,
  92 OA training and testing, manuals, quality control.
  93 In these responsibilities, other Officers will assist.
  94 </p>
  95 <p>
  96 The OA is appointed by the Board.
  97 Where the OA is failing the Board decides.
  98 </p>
  99
 100 <h3 id="s2.2"> 2.2 Organisation Assurers </h3>
 101
 102 <p>
 103 </p>
 104
 105 <ol type="a"> <li>
 106     An OA must be an experienced Assurer
 107     <ol type="i">
 108       <li>Have 150 assurance points.</li>
 109       <li>Be fully trained and tested on all general Assurance processes.</li>
 110     </ol>
 111
 112   </li><li>
 113     Must be trained as Organisation Assurer.
 114     <ol type="i">
 115       <li> Global knowledge:  This policy. </li>
 116       <li> Global knowledge:  A OA manual covers how to do the process.</li>
 117       <li> Local knowledge:   legal forms of organisations within jurisdiction.</li>
 118       <li> Basic governance. </li>
 119       <li> Training may be done a variety of ways,
 120            such as on-the-job, etc. </li>
 121     </ol>
 122
 123   </li><li>
 124     Must be tested.
 125     <ol type="i">
 126       <li> Global test:  Covers this policy and the process. </li>
 127       <li> Local knowledge:   Subsidiary Policy to specify.</li>
 128       <li> Tests to be created, approved, run, verified
 129            by CAcert only (not outsourced). </li>
 130       <li> Tests are conducted manually, not online/automatic. </li>
 131       <li> Documentation to be retained. </li>
 132       <li> Tests may include on-the-job components. </li>
 133     </ol>
 134
 135   </li><li>
 136     Must be approved.
 137     <ol type="i">
 138       <li> Two supervising OAs must sign-off on new OA,
 139            as trained, tested and passed.
 140            </li>
 141       <li> AO must sign-off on a new OA,
 142            as supervised, trained and tested.
 143            </li>
 144     </ol>
 145     </li>
 146         <li>The OA can decide when a CAcert
 147         (individual) Assurer
 148         has done several OA Application Advises to appoint this
 149         person to OA Assurer.
 150         </li>
 151
 152 </ol>
 153
 154 <h3 id="s2.3"> 2.3 Organisation Assurance Advisor ("OAA") </h3>
 155         <p>In countries/states/provinces where no OA Assurers are
 156         operating for an OA Application (COAP) the OA
 157         can be advised by an experienced local CAcert
 158         (individual) Assurer to take the decision
 159         to accept the OA Application (COAP) of the organisation.
 160         </p>
 161         <p>
 162         The local Assurer must have at least 150 Points,
 163         should know the language, and know
 164         the organisation trade office registry culture and quality.
 165         </p>
 166
 167
 168 <h3 id="s2.4"> 2.4 Organisation Administrator </h3>
 169
 170 <p>
 171 The Administrator within each Organisation ("O-Admin")
 172 is the one who handles the assurance requests
 173 and the issuing of certificates.
 174 </p>
 175
 176 <ol type="a"> <li>
 177     O-Admin must be Assurer
 178     <ol type="i">
 179       <li>Have 100 assurance points.</li>
 180       <li>Fully trained and tested as Assurer.</li>
 181     </ol>
 182
 183   </li><li>
 184     Organisation is required to appoint O-Admin,
 185     and appoint ones as required.
 186     <ol type="i">
 187       <li> On COAP Request Form.</li>
 188     </ol>
 189
 190   </li><li>
 191     O-Admin must work with an assigned OA.
 192     <ol type="i">
 193       <li> Have contact details.</li>
 194     </ol>
 195   </li>
 196 </ol>
 197
 198
 199 <h2 id="s3"> 3. Policies </h2>
 200
 201 <h3 id="s3.1"> 3.1 Policy </h3>
 202
 203 <p>
 204 There is one policy being this present document,
 205 and several subsidiary policies.
 206 </p>
 207
 208 <ol type="a">
 209   <li>  This policy authorises the creation of subsidiary policies. </li>
 210   <li>  This policy is international. </li>
 211   <li>  Subsidiary policies are implementations of the policy. </li>
 212   <li>  Organisations are assured under an appropriate subsidiary policy. </li>
 213 </ol>
 214
 215 <h3 id="s3.2"> 3.2 Subsidiary Policies </h3>
 216
 217 <p>
 218 The nature of the Subsidiary Policies ("SubPols"):
 219 </p>
 220
 221 <ol type="a"><li>
 222     SubPols are purposed to check the organisation
 223     under the rules of the jurisdiction that creates the
 224     organisation.  This does not evidence an intention
 225     by CAcert to
 226     enter into the local jurisdiction, nor an intention
 227     to impose the rules of that jurisdiction over any other
 228     organisation.
 229     CAcert assurances are conducted under the jurisdiction
 230     of CAcert.
 231   </li><li>
 232     For OAs,
 233     SubPol specifies the <i>tests of local knowledge</i>
 234     including the local organisation assurance COAP forms.
 235   </li><li>
 236     For assurances,
 237     SubPol specifies the <i>local documentation forms</i>
 238     which are acceptable under this SubPol to meet the
 239     standard.
 240   </li><li>
 241    SubPols are subjected to the normal
 242    policy approval process.
 243 </li></ol>
 244
 245 <h3 id="s3.3"> 3.3  Freedom to Assemble </h3>
 246
 247 <p>
 248 Subsidiary Policies are open, accessible and free to enter.
 249 </p>
 250
 251 <ol type="a"><li>
 252     SubPols compete but are compatible.
 253   </li><li>
 254     No SubPol is a franchise.
 255   </li><li>
 256     Many will be on State or National lines,
 257     reflecting the legal
 258     tradition of organisations created
 259     ("incorporated") by states.
 260   </li><li>
 261     However, there is no need for strict national lines;
 262     it is possible to have 2 SubPols in one country, or one
 263     covering several countries with the same language
 264     (e.g., Austria with Germany, England with Wales but not Scotland).
 265   </li><li>
 266     There could also be SubPols for special
 267     organisations, one person organisations,
 268     UN agencies, churches, etc.
 269   </li><li>
 270     Where it is appropriate to use the SubPol
 271     in another situation (another country?), it
 272     can be so approved.
 273     (e.g., Austrian SubPol might be approved for Germany.)
 274     The SubPol must record this approval.
 275 </li></ol>
 276
 277
 278 <h2 id="s4"> 4.  Process </h2>
 279
 280 <h3 id="s4.1"> 4.1  Standard of Organisation Assurance </h3>
 281 <p>
 282 The essential standard of Organisation Assurance is:
 283 </p>
 284
 285 <ol type="a"><li>
 286     the organisation exists
 287   </li><li>
 288     the organisation name is correct and consistent:
 289     <ol type="i">
 290       <li>in official documents specified in SubPol.</li>
 291       <li>on COAP form.</li>
 292       <li>in CAcert database.</li>
 293       <li>form or type of legal entity is consistent</li>
 294     </ol>
 295   </li><li>
 296     signing rights:
 297     requestor can sign on behalf of the organisation.
 298   </li><li>
 299     the organisation has agreed to the terms of the
 300     CAcert Community Agreement
 301     and is therefore subject to Arbitration.
 302 </li></ol>
 303
 304 <p>
 305     Acceptable documents to meet above standard
 306     are stated in the SubPol.
 307 </p>
 308
 309 <h3 id="s4.2"> 4.2  COAP </h3>
 310 <p>
 311 The COAP form documents the checks and the resultant
 312 assurance results to meet the standard.
 313 Additional information to be provided on form:
 314 </p>
 315
 316 <ol type="a"><li>
 317     CAcert account of O-Admin (email address?)
 318   </li><li>
 319     location:
 320     <ol type="i">
 321       <li>country (MUST).</li>
 322       <li>city (MUST).</li>
 323       <li>additional contact information (as required by SubPol).</li>
 324     </ol>
 325   </li><li>
 326     administrator account name(s) (1 or more)
 327   </li><li>
 328     domain name(s)
 329   </li><li>
 330     Agreement with
 331     CAcert Community Agreement.
 332     Statement and initials box for organisation
 333     and also for OA.
 334   </li><li>
 335     Date of completion of Assurance.
 336     Records should be maintained for 7 years from
 337     this date.
 338 </li></ol>
 339
 340 <p>
 341 The COAP should be in English.  Where translations
 342 are provided, they should be matched to the English,
 343 and indication provided that the English is the
 344 ruling language (due to Arbitration requirements).
 345 </p>
 346
 347 <h3 id="s4.3"> 4.3 Jurisdiction </h3>
 348
 349 <p>
 350 Organisation Assurances are carried out by
 351 CAcert Inc. under its Arbitration jurisdiction.
 352 Actions carried out by OAs are under this regime.
 353 </p>
 354
 355 <ol type="a"><li>
 356     The organisation has agreed to the terms of the
 357     CAcert Community Agreement.
 358   </li><li>
 359     The organisation, the Organisation Assurers, CAcert and
 360     other related parties are bound into CAcert's jurisdiction
 361     and dispute resolution.
 362   </li><li>
 363     The OA is responsible for ensuring that the
 364     organisation reads, understands, intends and
 365     agrees to the
 366     CAcert Community Agreement.
 367     This OA responsibility should be recorded on COAP
 368     (statement and initials box).
 369 </li></ol>
 370
 371 <h2 id="s5"> 5. Exceptions </h2>
 372
 373
 374 <ol type="a"><li>
 375     <b> Conflicts of Interest.</b>
 376     An OA must not assure an organisation in which
 377     there is a close or direct relationship by, e.g.,
 378     employment, family, financial interests.
 379     Other conflicts of interest must be disclosed.
 380   </li><li>
 381     <b> Trusted Third Parties.</b>
 382     TTPs are not generally approved to be part of
 383     organisation assurance,
 384     but may be approved by subsidiary policies according
 385     to local needs.
 386   </li><li>
 387     <b>Exceptional Organisations.</b>
 388     (e.g., Vatican, International Space Station, United Nations)
 389     can be dealt with as a single-organisation
 390     SubPol.
 391     The OA creates the checks, documents them,
 392     and subjects them to to normal policy approval.
 393   </li><li>
 394     <b>DBA.</b>
 395     Alternative names for organisations
 396     (DBA, "doing business as")
 397     can be added as long as they are proven independently.
 398     E.g., registration as DBA or holding of registered trade mark.
 399     This means that the anglo law tradition of unregistered DBAs
 400     is not accepted without further proof.
 401   </li></ol>
 402 </body>
 403 </html>