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[gigi.git] / static / policy / DisputeResolutionPolicy.php
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7  <title>Dispute Resulution Policy</title>
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9 <!--
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11         color : red;
12 }
13 .comment {
14         color : steelblue;
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43 -->
44 </style>
45
46 </head>
47 <body>
48
49
50
51 <div class="comment">
52 <table width="100%">
53
54 <tr>
55 <td>
56   Name: DRP <a style="color: steelblue" href="//svn.cacert.org/CAcert/Policies/ControlledDocumentList.html">COD7</a><br />
57   Status: POLICY <a style="color: steelblue" href="//wiki.cacert.org/wiki/TopMinutes-20070917">m20070919.3</a><br />
58   &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;           <span class="draftadd">DRAFT p20110108 p20121213</span> <br />
59   Editor: <a style="color: steelblue" href="//wiki.cacert.org/TeusHagen">Teus Hagen
60 </a><br />
61    Licence: <a style="color: steelblue" href="//wiki.cacert.org/Policy#Licence" title="this document is Copyright &copy; CAcert Inc., licensed openly under CC-by-sa with all disputes resolved under DRP.  More at wiki.cacert.org/Policy" > CC-by-sa+DRP </a><br /></td>
62 <td valign="top" align="right">
63   <a href="//www.cacert.org/policy/PolicyOnPolicy.php"><img src="/images/cacert-policy.png" alt="TTP-Assist Status - POLICY" height="31" width="88" style="border-style: none;" /></a><br />
64   <a href="//www.cacert.org/policy/PolicyOnPolicy.php"><img src="/images/cacert-draft.png" alt="TTP-Assist Status - DRAFT" height="31" width="88" style="border-style: none;" /></a>
65
66 </td>
67 </tr>
68 </table>
69 </div>
70
71
72 <h1> Dispute&nbsp;Resolution&nbsp;Policy </h1>
73
74 <h2 id="s0">  0. Introduction</h2>
75
76 <p>
77 This is the Dispute Resolution Policy
78 <span class="draftdrop">for CAcert</span>
79 <span class="draftadd">for the CAcert Community, consisting of CAcert Inc and Members who agree to the CAcert Community Agreement (CCA)</span>.
80 Disputes arising out of
81 operations by CAcert
82 <span class="draftadd">Inc</span>
83 and interactions between
84 <span class="draftadd">
85 Members
86 </span>
87 may be addressed through this policy.
88 This document also presents the rules for
89 resolution of disputes.
90 </p>
91
92 <h3 id="s0.1">  0.1 Nature of Disputes </h3>
93
94 <p>
95 Disputes include:
96 </p>
97
98 <ul><li>
99     Requests for non-routine support actions.
100     CAcert support team has no authority to
101     act outside the normal support facilities made
102     available to 
103     <span class="draftadd">
104     Members;
105     </span>
106   </li><li>
107     Classical disputes where a <span class="draftadd">Member</span> or another
108     assert claims and demand remedies;
109   </li><li>
110     Requests by external organisations, including
111     legal processes from foreign courts;
112   </li><li>
113     Events initiated for training purposes.
114 </li></ul>
115
116 <h2 id="s1">  1. Filing</h2>
117
118 <h3 id="s1.1">  1.1 Filing Party</h3>
119 <p>
120 Anyone may file a dispute.
121 In filing, they become <i>Claimants</i>.
122 </p>
123
124 <h3 id="s1.2"> 1.2 Channel for Filing</h3>
125
126 <p>
127 Disputes are filed by being sent to the normal
128 support channel of CAcert,
129 and a fee may be payable.
130 </p>
131
132 <p>
133 Such fees as are imposed on filing will be specified
134 on the dispute resolution page of the website.
135 </p>
136
137 <h3 id="s1.3"> 1.3 Case Manager</h3>
138 <p>
139 The Case Manager (CM) takes control of the filing.
140 </p>
141
142 <ol><li>
143     CM makes an initial determination as
144     to whether this filing is a dispute
145     for resolution, or it is a request
146     for routine support.
147   </li><li>
148     CM logs the case and establishes such
149     documentation and communications support as is customary.
150   </li><li>
151     If any party acts immediately on the filing
152     (such as an urgent security action),
153     the CM names these parties to the case.
154   </li><li>
155     CM selects the Arbitrator.
156 </li></ol>
157
158 <p>
159 The personnel within the CAcert support team
160 are Case Managers, by default, or as directed
161 by the Dispute Resolution Officer <span class="change2">(DRO)</span>.
162 </p>
163
164 <h3 id="s1.4"> 1.4 Contents</h3>
165 <p>
166 The filing must specify:
167 </p>
168
169 <ul><li>
170     The filing party(s), being the <i>Claimant(s)</i>.
171   </li><li>
172     The party(s) to whom the complaint is addressed to,
173     being the <i>Respondent(s)</i>.
174     This will be CAcert in the
175     case of requests for support actions.
176     It may be a <span class="draftadd">Member</span> (possibly unidentified) in the
177     case where one <span class="draftadd">Member</span> has given rise to a complaint against another.
178   </li><li>
179     The <i>Complaint</i>.
180     For example, a trademark has been infringed,
181     privacy has been breached,
182     or a <span class="draftadd">Member</span> has defrauded using a certificate.
183   </li><li>
184     The action(s) requested by the filing party
185     (technically, called the <i>relief</i>).
186     For example, to delete an account,
187     to revoke a certificate, or to stop a
188     trademark infringement.
189 </li></ul>
190
191 <p>
192 If the filing is inadequate for lack of information
193 or for format, the Case Manager
194 may refile with the additional information,
195 attaching the original messages.
196 </p>
197
198 <h3 id="s1.5"> 1.5 The Arbitrator</h3>
199
200 <p>
201 The Case Manager selects the Arbitrator according
202 to the mechanism managed by the
203 <span class="change2">DRO</span> <!-- Dispute Resolution Officer -->
204 and approved from time to time.
205 This mechanism is to maintain a list of Arbitrators available for
206 dispute resolution.
207 Each selected Arbitrator has the right to decline the dispute,
208 and should decline a dispute with which there exists a conflict
209 of interest.
210 The reason for declining should be stated.
211 If no Arbitrator accepts the dispute, the case is
212 closed with status "declined."
213 </p>
214
215 <p>
216 Arbitrators are experienced Assurers <span class="draftdrop">of CAcert</span>.
217 They should be independent and impartial, including
218 of CAcert <span class="draftadd">Inc.</span> itself where it becomes a party.
219 </p>
220
221 <h2 id="s2">  2. The Arbitration</h2>
222
223
224 <h3 id="s2.1"> 2.1  Authority</h3>
225
226 <p>
227 The Board of CAcert <span class="draftadd">Inc.</span> and the 
228 <span class="draftadd">
229 Members of the Community
230 </span>
231  vest in Arbitrators
232 full authority to hear disputes and deliver rulings
233 which are binding on CAcert <span class="draftadd">Inc.</span> and the
234 <span class="draftadd">
235 Members.
236 </span>
237 </p>
238
239
240 <h3 id="s2.2"> 2.2  Preliminaries</h3>
241
242 <p>
243 The Arbitrator conducts some preliminaries:
244 </p>
245
246 <ul><li>
247    The Arbitrator reviews the available documentation
248    and affirms the rules of dispute resolution.
249    Jurisdiction is established, see below.
250   </li><li>
251    The Arbitrator affirms the governing law (NSW, Australia).
252    The Arbitrator may select local law and local
253    procedures where Claimants and all Respondents
254    agree, are under such jurisdiction, and it is deemed
255    more appropriate.
256    However, this is strictly limited to those parties,
257    and especially, CAcert <span class="draftadd">Inc.</span> and other parties
258    remain under the governing law.
259   </li><li>
260    The Arbitrator reviews the Respondents and Claimants
261    with a view to dismissal or joining of additional parties.
262    E.g., support personnel may be joined if emergency action was
263    taken.
264   </li><li>
265    Any parties that are not 
266    <span class="draftadd">
267    Members
268    </span>
269    and are not bound by the
270    <span class="draftdrop">CPS</span> <span class="draftadd">CCA</span>
271    are given the opportunity to enter into
272    CAcert and be bound by the
273    <span class="draftdrop">CPS</span> <span class="draftadd">CCA</span>
274    and these rules of arbitration.
275    If
276    <!-- <span class="draftdrop">these Non-Related Persons (NRPs)</span> <span class="change">they</span> -->
277    these Non-Related Persons (NRPs)
278    remain outside,
279    their rights and remedies under CAcert's policies
280    and forum are strictly limited to
281    <span class="strike">that</span> <span class="change2">those</span>
282    specified in the
283    <span class="draftdrop">Non-Related Persons -- Disclaimer and Licence</span> <span class="draftadd">Root Distribution License</span>.
284    NRPs
285    may proceed with Arbitration subject to preliminary orders
286    of the Arbitrator.
287   </li><li>
288    Participating 
289    <span class="draftadd">
290    Members
291    </span>
292    may not resign
293    <span class="change2">
294    from the Community
295    </span>
296    until the completion of the case.
297   </li><li>
298    The Arbitrator confirms that all parties accept
299    the forum of dispute resolution.
300    This is especially important where a
301    <span class="draftadd">
302    Member
303    </span>
304    might be
305    in a country with no Arbitration Act in law, or
306    where there is reason to believe that a party might
307    go to an external court.
308   </li><li>
309    The Arbitrator confirms that parties are representing
310    themselves.  Parties are entitled to be legally
311    represented, but are not encouraged to do so,
312    bearing in mind the volunteer nature of the
313    organisation and the size of the dispute.
314    If they do so<span class="change2">,</span>
315    they must declare such, including any changes.
316   </li><li>
317    The Arbitrator may appoint experienced Assurers
318    to assist and represent parties, especially for NRPs.
319    The Case Manager must not provide such assistance.
320   </li><li>
321    The Arbitrator is bound to maintain the balance
322    of legal fairness.
323   </li><li>
324    The Arbitrator may make any preliminary orders,
325    including protection orders and orders referring
326    to emergency actions already taken.
327   </li><li>
328    The Arbitrator may request any written pleadings,
329    counterclaims, and/or statements of defence.
330 </li></ul>
331
332
333 <h3 id="s2.3"> 2.3  Jurisdiction </h3>
334
335 <p>
336 Jurisdiction - the right or power to hear and rule on
337 disputes - is initially established by clauses in the
338 <span class="draftadd">
339 CAcert Community Agreement.
340 </span>
341 The agreement must establish:
342 </p>
343
344 <ul><li>
345     That all Parties agree to binding Arbitration
346     in CAcert's forum of dispute resolution;
347   </li><li>
348     for all disputes relating to activities within
349     CAcert, issued certificates, roles and actions, etc;
350   </li><li>
351     as defined by these rules, including the selection
352     of a single Arbitrator;
353   </li><li>
354     under the Law of NSW, Australia;  and
355   </li><li>
356     the Parties keep email accounts in good working order.
357 </li></ul>
358
359 <p>
360 An external court may have ("assert") jurisdiction to decide on
361 issues such as trademark, privacy, contract and fraud,
362 and may do so with legal remedies.
363 These are areas where jurisdiction may need
364 to be considered carefully:
365 </p>
366
367 <ul><li>
368     Where NRPs, being not Members of CAcert and not
369     bound by agreement, are parties to the dispute.
370     E.g., intellectual property disputes may involve
371     NRPs and their trademarks;
372   </li><li>
373     criminal actions or actions likely to result in criminal
374     proceedings,
375     e.g., fraud;
376   </li><li>
377     Contracts between 
378    <span class="draftadd">
379     Members
380    </span>
381     that were formed without
382     a clause to seek arbitration in the forum;
383   </li><li>
384     Areas where laws fall outside the Arbitration Act,
385     such as privacy;
386   </li><li>
387     Legal process (subpoenas, etc) delivered by
388     an external court of "competent jurisdiction."
389 </li></ul>
390
391 <p>
392 The Arbitrator must consider jurisdiction and rule on a
393 case by case basis whether jurisdiction is asserted,
394 either wholly or partially, or declines to hear the case.
395 In the event of asserting
396 jurisdiction, and a NRP later decides to pursue rights in
397 another forum, the Arbitrator should seek the agreement
398 of the NRP to file the ruling as part of the new case.
399 </p>
400
401 <h3 id="s2.4"> 2.4  Basis in Law </h3>
402
403 <p>
404 Each country generally has an Arbitration Act
405 that elevates Arbitration as a strong dispute
406 resolution forum.
407 The Act generally defers to Arbitration
408 if the parties have so agreed.
409 That is, as 
410    <span class="draftadd">
411    Members
412    </span>
413 <span class="draftdrop">users of CAcert</span>,
414 you agree to resolve
415 all disputes before CAcert's forum.
416 This is sometimes called <i>private law</i>
417 or <i>alternative dispute resolution</i>.
418 </p>
419
420 <p>
421 As a matter of public policy, courts will generally
422 refer any case back to Arbitration.
423    <span class="draftadd">
424    Members
425    </span>
426 should understand that they will have
427 strictly limited rights to ask the courts to
428 seek to have a case heard or to override a Ruling.
429 </p>
430
431
432 <h3 id="s2.5"> 2.5  External Courts </h3>
433
434 <p>
435     When an external court claims and asserts its jurisdiction,
436     and issues a court order, subpoena or other service to CAcert,
437     the CM files the order as a dispute, with the external court
438     as <i>Claimant</i>.
439     The CM and other support staff are granted no authority to
440     act on the basis of any court order, and ordinarily
441     must await the order of the Arbitrator
442     (which might simply be a repeat of the external court order).
443 </p>
444
445 <p>
446     The Arbitrator establishes the bona fides of the
447     court, and rules.
448     The Arbitrator may rule to reject the order,
449     for jurisdiction or other reasons.
450     By way of example, if all Parties are
451     <span class="draftadd">
452     Members,
453     </span>
454     then jurisdiction more normally falls within the forum.
455     If the Arbitrator rules to reject,
456     he should do so only after consulting with CAcert <span class="draftadd">Inc.</span> counsel.
457     The Arbitrator's jurisidiction is ordinarily that of
458     dealing with the order, and
459     not that which the external court has claimed to.
460 </p>
461
462
463 <h3 id="s2.6"> 2.6  Process</h3>
464
465 <p>
466 The Arbitrator follows the procedure:
467 </p>
468
469
470 <ol><li>
471     Establish the facts.
472     The Arbitrator collects the evidence from the parties.
473     The Arbitrator may order CAcert <span class="draftadd">Inc.</span> or
474    <span class="draftadd">
475    Members
476    </span>
477     under jurisdiction to provide support or information.
478     The Arbitrator may use email, phone or face-to-face
479     meetings as proceedings.
480   </li><li>
481     Apply the Rules of Dispute Resolution,
482     the policies of CAcert and the governing law.
483     The Arbitrator may request that the parties
484     submit their views.
485     The Arbitrator also works to the mission of CAcert,
486     the benefit of all
487    <span class="draftadd">
488    Members
489    </span>
490     , and the community as a whole.
491     The Arbitrator may
492     <span class="draftadd">
493     seek
494     </span>
495     any assistance.
496   </li><li>
497     Makes a considered Ruling.
498 </li></ol>
499
500 <h2 id="s3">  3. The Ruling</h2>
501
502 <h3 id="s3.1"> 3.1  The Contents </h3>
503
504 <p>
505 The Arbitrator records:
506 </p>
507
508 <ol><li>
509    The Identification of the Parties,
510   </li><li>
511    The Facts,
512   </li><li>
513    The logic of the rules and law,
514   </li><li>
515    The directions and actions to be taken by each party
516    (the ruling).
517   </li><li>
518    The date and place that the ruling is rendered.
519 </li></ol>
520
521
522 <h3 id="s3.2"> 3.2  Process </h3>
523 <p>
524 Once the Ruling is delivered, the case is closed.
525 The Case Manager is responsible for recording the
526 Ruling, publishing it, and advising <span class="draftadd">Members</span>.
527 </p>
528
529 <p>
530 Proceedings are ordinarily private.
531 The Ruling is ordinarily published,
532 within the bounds of the Privacy Policy.
533 The Ruling is written in English.
534 </p>
535
536 <p>
537 Only under exceptional circumstances can the
538 Arbitrator declare the Ruling private <i>under seal</i>.
539 Such a declaration must be reviewed in its entirety
540 by the Board,
541 and the Board must confirm or deny that declaration.
542 If it confirms, the existence of any Rulings under seal
543 must be published to the
544    <span class="draftadd">
545    Members
546    </span>
547 in a timely manner
548 (within days).
549 </p>
550
551 <h3 id="s3.3"> 3.3  Binding and Final </h3>
552
553 <p>
554 The Ruling is
555 <!-- (DRAFT p20110108) -->
556 <span class="draftadd">ordinarily final and binding </span>
557 <span class="draftdrop">binding and final</span>
558 on CAcert <span class="draftadd">Inc.</span> and all
559    <span class="draftadd">
560    Members
561    </span>
562 .
563 Ordinarily, all
564    <span class="draftadd">
565    Members
566    </span>
567  agree to be bound by this dispute
568 resolution policy.
569    <span class="draftadd">
570    Members
571    </span>
572 must declare in the Preliminaries
573 any default in agreement or binding.
574 </p>
575
576 <p>
577 If a person who is not a
578    <span class="draftadd">
579    Member
580    </span>
581 is a party to the dispute,
582 then the Ruling is not binding and final on that person,
583 but the Ruling must be presented in filing any dispute
584 in another forum such as the person's local courts.
585 </p>
586
587 <h3 id="s3.4"> 3.4  <span class="draftadd">Review for Appeal (DRAFT p20110108)</span> &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;    <span class="draftdrop">Re-opening the Case or Appeal</span> </h3>
588
589 <p>
590 In the <span class="draftadd">event</span> <span class="draftdrop">case</span> of clear injustices, egregious behaviour or
591 unconscionable Rulings,
592 <span class="draftadd">
593 a review may be requested by filing a dispute  (DRAFT p20110108).
594 </span>
595 <span class="draftdrop">
596 parties may seek to re-open the
597 case by filing a dispute.
598 </span>
599 The new Arbitrator reviews the new dispute,
600 re-examines and reviews the entire case, then rules on
601 whether the case may be re-opened or not.
602 </p>
603
604 <p>
605 <span class="draftadd">
606 If the Review Arbitrator rules the case be re-opened,
607 then the Review Arbitrator refers the case to an Appeal Panel of 3.
608 The Appeal Panel is led by a Senior Arbitrator,
609 and is formed according to procedures established
610 by the DRO from time to time.
611 The Appeal Panel hears the case and delivers a final and binding Ruling.
612  (DRAFT p20110108)
613 </span>
614 <span class="draftdrop">
615 If the new Arbitrator rules the case be re-opened,
616 then it is referred to the Board of CAcert Inc.
617 The Board hears the case and delivers a final
618 and binding Ruling.
619 </span>
620 </p>
621
622 <h3 id="s3.5"> 3.5  Liability </h3>
623
624 <p>
625 All liability of the Arbitrator for any act in
626 connection with deciding a dispute is excluded
627 by all parties, provided such act does not constitute
628 an intentional breach of duty.
629 All liability of the Arbitrators, CAcert <span class="draftadd">Inc.</span>, its officers and its
630 employees (including Case Manager)
631 for any other act or omission in connection with
632 arbitration proceedings is excluded, provided such acts do not
633 constitute an intentional or grossly negligent breach of duty.
634 </p>
635
636 <p>
637 The above provisions may only be overridden by
638 appeal process
639  (by means of a new dispute causing referral to the Board).
640
641 </p>
642
643 <h3 id="s3.6"> 3.6  Remedies </h3>
644
645 <p>
646 The Arbitrator generally instructs using internal remedies,
647 that is ones that are within the general domain of
648 <span class="draftdrop">CAcert</span>
649 <span class="draftadd">the Community</span>,
650 but there are some external remedies at his disposal.
651 He may rule and instruct any of the parties on these issues.
652 </p>
653
654 <ul><li>
655     "community service" typically including
656     <ul><li>
657         attend and assure people at trade shows / open source gatherings,
658       </li><li>
659         writing documentation
660       </li><li>
661         serve in <span class="change2">a</span> role - support, dispute arbitration
662     </li></ul>
663     or others as decided.
664
665   </li><li>
666     Fined by loss of assurance points, which may result
667     in losing Assurer or Assured status.
668
669   </li><li>
670     Retraining in role.
671
672   </li><li>
673     Revoking of any certificates.
674
675   </li><li>
676     Monetary fine up to the liability cap established for
677     each party as described in the
678     <span class="draftadd">
679     CAcert Community Agreement.
680     </span>
681
682   </li><li>
683     Exclusion from community.
684
685   </li><li>
686     Reporting to applicable authorities.
687
688   </li><li>
689     Changes to policies and procedures.
690
691 </li></ul>
692
693 <p>
694 The Arbitrator is not limited within the general domain
695 of CAcert, and may instruct novel remedies as seen fit.
696 Novel remedies outside the domain may be routinely
697 confirmed by the Board by way of appeal process,
698 in order to establish precedent.
699
700 </p>
701
702 <h2 id="s4">  4. Appendix</h2>
703
704
705 <h3 id="s4.1"> 4.1  The Advantages of this Forum </h3>
706 <p>
707 The advantage of this process for
708    <span class="draftadd">
709    Members
710    </span>
711  is:
712 </p>
713
714 <ul><li>
715     CAcert and <span class="draftadd">Members</span> operate across many jurisdictions.
716     Arbitration allows us to select a single set of
717     rules across all jurisdictions.
718   </li><li>
719     Arbitration allows CAcert to appropriately separate
720     out the routine support actions from difficult dispute
721     actions.  Support personnel have no authority to
722     act, the appropriately selected Arbitrator has all
723     authority to act.
724     Good governance is thus maintained.
725   </li><li>
726     This forum allows CAcert <span class="draftadd">Members</span> to look after themselves
727     in a community, without exposing each other to potentially
728     disastrous results in strange courts from foreign lands.
729   </li><li>
730     By volunteering to resolve things "in-house" the costs
731     are reduced.
732   </li><li>
733     Even simple support issues such as password changing
734     can be improved by treating as a dispute.  A clear
735     chain of request, analysis, ruling and action can be established.
736   </li><li>
737     CAcert Assurers can develop the understanding and the rules
738     for sorting out own problems far better than courts or
739     other external agencies. 
740 </li></ul>
741
742 <h3 id="s4.2"> 4.2  The Disadvantages of this Forum </h3>
743
744 <p>
745 Some disadvantages exist.
746 </p>
747
748 <ul><li>
749      <span class="draftadd">Members</span> may have their rights trampled over.
750      In such a case, the community should strive to
751      re-open the case
752      and refer it to the board.
753
754
755   </li><li>
756      <span class="draftadd">Members</span> may feel overwhelmed by the formality
757      of the process.
758      It is kept formal so as to establish good and proper
759      authority to act;  otherwise, support and other
760      people in power may act without thought and with
761      damaging consequences.
762   </li><li>
763      A country may not have an Arbitration Act.
764      In that case, the parties should enter into
765      spirit of the forum.
766      If they choose to break that spirit,
767      they should also depart the community.
768 </li></ul>
769
770 <h3 id="s4.3"> 4.3  Process and Flow </h3>
771
772 <p>
773 To the extent reasonable, the Arbitrator conducts
774 the arbitration as with any legal proceedings.
775 This means that the process and style should follow
776 legal tradition.
777 </p>
778
779 <p>
780 However, the Arbitrator is unlikely to be trained in
781 law.  Hence, common sense must be applied, and the
782 Arbitrator has wide latitude to rule on any particular
783 motion, pleading, submission.  The Arbitrator's ruling
784 is final within the arbitration.
785 </p>
786
787 <p>
788 Note also that many elements of legal proceedings are
789 deliberately left out of the rules.
790 </p>
791
792
793 </body>
794 </html>